Toko emas yang berantakan jarang berantakan karena satu kejadian besar. Biasanya karena hal kecil yang tidak dikerjakan setiap hari: kas tidak dicocokkan, barang ke tukang tidak dicatat, opname ditunda sampai akhir tahun. Cara mengelola toko emas yang paling masuk akal adalah membagi pekerjaannya ke rutinitas harian, mingguan, dan bulanan, lalu menjalankannya tanpa menunggu ada masalah.
Rutinitas harian
Pagi, sebelum buka
Tiga hal, semuanya selesai dalam sepuluh menit. Pertama, cek timbangan dengan anak timbangan, pastikan 100 gram terbaca 100,00. Kedua, tetapkan harga jual dan harga beli per gram untuk hari ini, per kadar, dan tulis di satu tempat yang dilihat semua kasir. Ketiga, hitung kas awal dan catat.
Harga yang ditetapkan pagi itu yang dipakai seharian. Kalau harga emas bergerak jauh di siang hari, ubah sekali lagi dan catat jamnya, jangan dibiarkan tiap kasir menafsirkan sendiri.
Sepanjang hari
Setiap transaksi punya nota, termasuk buyback dan tukar tambah. Barang yang keluar sementara, ke tukang, ke cabang, atau dipinjam untuk difoto, dicatat seperti barang keluar. Ini kebiasaan yang paling sering dilanggar dan paling sering jadi sumber selisih waktu opname.
Sore, sebelum tutup
Ini yang membedakan toko yang terkendali dengan yang tidak. Sebelum tutup, cocokkan lima angka: kas fisik dengan kas catatan, urutan nomor nota, gram keluar dengan gram yang berkurang di etalase, gram masuk dari buyback dan tukar tambah dengan stok, dan barang yang keluar sementara. Kalau ada yang tidak cocok, cari hari itu juga, waktu semua orang masih ingat. Isi laporan hariannya ada di artikel laporan harian toko emas.
Rutinitas mingguan
Pilih satu hari yang sepi, biasanya awal minggu. Yang dikerjakan:
- Opname satu etalase, bukan semuanya. Etalase bergantian tiap minggu, jadi dalam sebulan semua sudah kena. Caranya ada di artikel stok opname toko emas.
- Cek barang yang masih di tukang. Barang yang lebih dari dua minggu di tukang ditanyakan.
- Tagih piutang yang jatuh tempo minggu ini, dan cek pesanan pelanggan yang belum diambil.
- Lihat barang yang belum bergerak lebih dari tiga bulan. Belum perlu diapa apakan, cukup ditandai dulu.
Semua itu kira kira satu jam kalau catatannya rapi. Kalau lebih dari itu, biasanya karena catatan hariannya yang bolong.
Rutinitas bulanan
Akhir bulan, sisihkan setengah hari.
- Opname penuh semua etalase dan brankas. Cocokkan dengan stok menurut catatan, per kadar, dalam gram dan jumlah potong.
- Hitung laba rugi sederhana: penjualan dikurangi harga pokok barang yang terjual, dikurangi biaya toko. Yang sering terlewat, harga pokok emas harus dihitung dari harga waktu barang itu dibeli, bukan harga hari ini.
- Cocokkan utang gram ke supplier. Utang emas dicatat dalam gram, dan waktu harga naik nilainya ikut naik. Penjelasannya ada di artikel utang emas dalam gram.
- Putuskan nasib barang lambat: dilebur, ditukar ke supplier, atau didiskon.
- Lihat siapa yang menjual apa. Bukan untuk menghukum, tapi untuk tahu barang mana yang laku di tangan siapa.
Yang cukup setahun sekali
Tera ulang timbangan ke dinas perdagangan, perpanjang izin, dan evaluasi supplier. Tandai di kalender, karena ini yang paling gampang terlewat justru karena jarang.
Siapa yang mengerjakan apa
Rutinitas ini gagal kalau semuanya ada di kepala pemilik. Bagi begini: kasir bertanggung jawab pada nota dan kas harian, satu orang kepercayaan memegang opname mingguan, pemilik memegang harga, pembelian, dan evaluasi bulanan. Setiap orang tahu bagian mana yang harus selesai sebelum pulang.
Dengan pembagian itu, pemilik tidak perlu ada di toko setiap saat untuk tahu tokonya sehat. Yang dibutuhkan cuma lima angka sore hari tadi, dan angka itu dikirim setiap hari. Cara menjaga supaya sistemnya tidak bergantung pada orang ada di artikel mencegah kecurangan karyawan.
Kalau catatannya masih di buku
Semua rutinitas di atas bisa dijalankan dengan buku dan Excel. Bedanya di waktu: lima angka sore hari yang dihitung manual butuh setengah jam dan sering salah jumlah, sedangkan opname bulanan bisa makan satu hari penuh. Dengan sistem yang mencatat gram per kadar di setiap transaksi, angka sore hari muncul sendiri dan opname tinggal mencocokkan. Lihat contohnya di halaman fitur Jemari Point.
