Nota toko emas yang berguna memuat tujuh hal: identitas toko, nomor dan tanggal, nama pelanggan, rincian barang lengkap dengan kadar dan berat, rincian harga yang memisahkan emas dari ongkos, nama petugas yang melayani, dan satu salinan yang disimpan toko.
Kalau salah satunya hilang, notanya tetap sah sebagai tanda barang keluar. Yang hilang adalah kemampuannya menjawab pertanyaan berbulan bulan kemudian, dan di toko emas pertanyaan memang hampir selalu datang belakangan.
Kenapa isi nota begitu menentukan
Perkara di toko emas jarang muncul di hari transaksinya. Biasanya baru datang berminggu minggu sesudahnya, waktu pelanggan balik lagi dan minta cek kadar, atau waktu dia mau menjual kembali dan menanyakan berat aslinya berapa. Kalau notanya cuma menulis total rupiah, dua duanya sama sama tidak pegang bukti, dan yang tersisa cuma saling percaya.
Nota yang lengkap juga meringankan urusan lain: penghitungan pajak, pencatatan transaksi besar, sampai penelusuran waktu ada selisih stok di akhir bulan.
Tujuh hal yang wajib ada di nota
Ringkasnya begini, rinciannya di bawah.
1. Nama, alamat, dan nomor telepon toko
Terdengar sepele sampai pelanggan pindah kota dan mau menjual kembali barangnya di sana. Nota yang memuat identitas toko dengan jelas membuat barangnya lebih gampang diterima, karena penerima bisa menelepon untuk memastikan.
2. Nomor nota dan tanggal
Nomornya urut dan tidak melompat. Ini yang membuat satu transaksi bisa dicari lagi tahun depan tanpa membongkar seluruh bundel. Tanggalnya lengkap dengan jam kalau memungkinkan, karena harga emas bergerak dalam sehari.
3. Nama pelanggan
Dipakai waktu buyback, dan dipakai lagi waktu toko harus mencatat transaksi bernilai besar. Soal batasan dan kewajiban lapornya sudah dibahas terpisah di kewajiban lapor PPATK untuk toko emas.
4. Rincian barang: kode, jenis, kadar, dan berat
Bagian yang paling sering disingkat, dan paling sering disesali. Kadar ditulis di notanya sejak transaksi pertama, jangan disimpan di ingatan karyawan. Kalau ada dua orang di toko yang menjawab kadar berbeda untuk barang yang sama, pelanggan mulai ragu dan biasanya tidak protes di tempat.
Harga emas sesuai kadar dan berat, ongkos pembuatan, lalu potongan kalau ada. Tiga angka ini berdiri sendiri sendiri di nota. Harga emas ikut pasar dan tidak bisa kamu atur, sedangkan ongkos kamu yang tentukan. Begitu keduanya dilebur jadi satu angka, satu satunya bagian yang bisa kamu atur ikut hilang dari pandangan, dan waktu penjualan sepi kamu tidak tahu apakah masalahnya di pasar atau di ongkos yang kekecilan sejak awal.
6. Nama petugas yang melayani
Satu kolom kecil yang menyelamatkan banyak hari. Waktu ada selisih atau pertanyaan susulan, kamu tahu siapa yang perlu ditanya, dan pertanyaannya jadi soal kejadian, jauh dari soal siapa yang salah.
7. Salinan yang disimpan toko
Ini yang paling sering dilewat. Nota dua rangkap sudah cukup: satu untuk pelanggan, satu untuk toko. Tanpa salinan, semua penjelasan di atas cuma dipegang satu pihak.
Contoh nota toko emas
Yang pertama nota asli dari salah satu toko pengguna Jemari Point, dicetak langsung dari sistem. Nama toko, nama pembeli, alamat, dan nomor teleponnya sengaja diganti contoh. Lihat kadar 17K dan berat 1,94 gram yang berdiri sendiri di baris barang, kode petugas di pojok kiri bawah, dan foto barangnya ikut tercetak.
Yang kedua pratinjau nota yang sama di layar Jemari Point sebelum dicetak, dengan nama toko dan nama pelanggan yang juga diganti contoh.
Yang ini bisa dijadikan patokan kalau notamu sekarang masih tulis tangan.
Tiga kesalahan yang paling sering ditemui
Berat ditulis, kadar tidak. Waktu barangnya dibawa kembali, nilainya jadi soal perdebatan.
Nomor nota melompat atau dobel. Biasanya karena satu bundel dipakai dua orang di dua meja. Satu transaksi jadi mustahil dilacak.
Salinan toko dibuang setelah sebulan. Padahal pertanyaan pelanggan justru datang di bulan ketiga.
Nota tulis tangan masih boleh
Nota tulis tangan tetap sah selama isinya lengkap. Yang berat datang belakangan: tiap nota perlu disalin lagi ke buku stok, lalu ke catatan kas, lalu ke laporan harian. Tiga pekerjaan itu memakai angka yang sama persis, dan itulah yang membuat jam pulang mundur terus.
Kalau transaksi hariannya masih sedikit, mengerjakan itu manual masih masuk akal. Begitu jumlahnya naik, menyalin angka yang sama tiga kali mulai memakan waktu yang sebenarnya bisa dipakai melayani pembeli.
Kalau mau notanya jadi sendiri
Di Jemari Point, ketujuh hal di atas sudah ada di nota sejak awal. Kasir cukup memilih barang dan menimbang, kadar dan beratnya ikut tercetak, nama petugas terisi dari akun yang sedang masuk, dan nomor notanya urut sendiri. Angka yang sama langsung mengurangi stok dan mencatat kas, jadi tidak ada lagi menyalin tiga kali.
Nota yang baik bisa menjawab tiga pertanyaan tanpa bantuan ingatan siapa pun: barang apa yang keluar, berapa kadar dan beratnya, dan siapa yang melayani. Kalau notamu sekarang belum bisa menjawab ketiganya, tambahkan kolomnya lebih dulu, sebelum memikirkan hal lain.
Ingin Toko Emas Anda Tercatat Lebih Rapi?
Trial gratis 14 hari, disiapkan dan didampingi langsung oleh tim
Jemari
