Pembukuan Toko Emas Pakai Excel: Sampai Kapan Cukup

Excel itu alat yang bagus untuk memulai pembukuan toko emas, dan tidak ada yang salah dengan toko yang masih memakainya. Pertanyaannya cuma sampai kapan cukup. Ada beberapa tanda yang biasanya muncul berurutan, dan waktu tanda ketiga muncul, biasanya sudah saatnya pindah.

Kapan Excel masih cukup

Satu toko, satu orang yang mencatat, transaksi di bawah sepuluh sehari, dan pemiliknya sendiri yang memegang berkasnya. Di kondisi ini Excel unggul: gratis, fleksibel, dan semua orang sudah bisa memakainya. Tabel kas, tabel stok per kadar, dan tabel utang supplier muat di tiga lembar.

Tanda pertama: angkanya tidak lagi bisa dicocokkan

Stok di Excel bilang 412,5 gram kadar 750, opname bilang 409,8 gram. Cari selisihnya berarti membuka riwayat perubahan sel, dan Excel tidak menyimpannya. Siapa yang mengubah angka itu, kapan, dari berapa jadi berapa, tidak ada jejaknya. Di toko emas, tidak ada jejak sama dengan tidak ada bukti.

Tanda kedua: dua orang butuh membuka berkas yang sama

Kasir mencatat penjualan, pemilik mau lihat stok dari rumah. Berkasnya ada di satu komputer. Jalan keluarnya biasanya berkas dikirim lewat WhatsApp tiap malam, dan sejak itu ada dua versi yang tidak pernah sama persis.

Tanda ketiga: satu transaksi harus ditulis di tiga tempat

Satu penjualan berarti mengetik di tabel kas, di tabel stok kadar yang bersangkutan, dan di nota tulis tangan untuk pelanggan. Tiga kali mengetik angka yang sama, tiga kesempatan salah ketik. Waktu transaksi sudah dua puluh sehari, ini memakan satu jam setelah toko tutup.

Tanda keempat: pelanggan kembali dengan nota lama

Pelanggan datang membawa nota setahun lalu dan menanyakan kadar barangnya. Nota tulis tangan cuma menulis total. Excel menyimpan barisnya, kalau berkasnya masih ada dan kalau baris itu tidak pernah terhapus. Biasanya salah satunya sudah tidak berlaku.

Yang bisa dilakukan sebelum pindah

• Kunci lembar stok supaya cuma satu orang yang bisa mengubahnya.
• Tambahkan kolom siapa dan kapan di tiap baris, diisi manual.
• Simpan salinan tiap malam dengan nama berkas bertanggal.
• Jangan pernah menghapus baris, tulis baris koreksi di bawahnya.

Empat kebiasaan itu memperpanjang umur Excel enam bulan sampai setahun. Setelah itu biasanya tanda ketiga yang memaksa, karena waktu yang habis untuk mengetik ulang tidak bisa dibeli kembali.

Jemari Point dibuat untuk toko yang sudah sampai di titik itu: satu nota mengisi kas, stok, dan laporan sekaligus, tiap perubahan tercatat siapa dan kapan, dan pemilik bisa membuka dari mana saja. Data lama dari Excel bisa dipindahkan, tim kami yang bantu. Lihat halaman fitur atau tanya lewat WhatsApp.